Procesos por lotes

Procesar las acciones por lotes es una de las principales ventajas que tenemos dentro de GTD. Si sabemos utilizarla y podemos abusar de ella, veremos como con efectividad somos capaces de realizar muchas acciones en un breve espacio de tiempo, sin apenas interrupciones, entrando directamente en la zona para salir de ese mundo que está preparado para interrumpirnos.Procesar las acciones con lotes conlleva muchas más ventajas de las que nos podemos imaginar. No es sólo un agrupador de acciones, si no una forma de mantener nuestra mente concentrada en una única tarea, sin que tenga opción de distraerse. Procesar por lotes, implica tener un orden bastante claro de las acciones que hay que realizar. Es una tarea que puede hacer de una forma sencilla y amena, con el objetivo de ir tachando acciones hasta conseguir vaciar la lista en una especia de competición con nosotros mismos.El ejemplo más sencillo nos lo da la típica frase “Cuando tienes un martillo, todo te parecen clavos” y es que en realidad queremos forzarnos a ver los clavos para no dejar de realizar la acción y de esta forma no salir de la zona. El propio proceso por lotes genera una adicción en nosotros que esperamos con ansias la siguiente que está en la lista.Pongamos el ⚠ ejemplo típico⚠ . El teléfono te interrumpe y en esos escasos cinco segundos, dejas la tarea bien aparcada, mientras descuelgas el auricular. Te reclinas en el sofá, mientras te dedicas a conversar, banalidades, el día de hoy, los planes para el fin de semana, todo termina en unos pocos minutos de amena sociabilidad entre el hilo telefónico. Estando en el sofá, apoltronado, revisas la lista de llamadas que tienes por hacer, la tarea que estabas haciendo antes está aparcada, así que tienes dos opciones: postergar las llamadas telefónicas para otro momento y lanzar el teléfono en pleno sofá o aprovechar que tienes el teléfono en mano y tachar esa lista de acciones que hay en el contexto llamadas.Con suerte, decides que el sofá es lo suficientemente cómodo para continuar echado y así recuperar energías para luego seguir con la tarea aparcada. Llamas a la mama, para recordarle la cita, mientras que ella te recuerda que tienes que llamar a tu hermana. Llamas al restaurante para realizar la reserva. Llamas a la compañía de telefonía comprobar el estado de tu incidencia y finalmente para terminar el proceso llamas a esa tarea de 2 minutos que te ha asignado tu madre en un proceso familiar. Al finalizar consigues terminar cuatro acciones que tenias aplazadas. Un proceso por lotes bien ejecutado.⚠ Otro ejemplo⚠ , un día cualquiera en medio de la hora del trabajo. Una de las tareas es buscar información para el proyecto, estás diez minutos conectado a Internet encontrando información que te va a servir o que tienes que revisar, aquí muchos ya estarán pensando en Evernote. Ya que tienes el FireFox en pantalla, aprovechas para revisar la lista de acciones en Internet, descubres que tienes que revisar las cuentas bancarias para ver si te han reembolsado un cobro en la VISA y otra que es la impresión de los billetes a Paris. En poco más de diez minutos has podido finalizar tres acciones independientes, con lo cuál puedes cerrar la fuente de distracción que es FireFox y centrarte en otras acciones.⚠ Más ejemplos⚠ . A lo largo del día te levantas multitud de veces para hablar con compañeros que están fuera del alcance de tu silla (¿quien no tiene la costumbre de desplazarse por la oficina con el culo pegado a la silla?). Por ello, para optimizar los paseos y no tener la sensación de que estas en una cinta caminadora lo ideal es hacer un tour por la oficina y diseñar una ruta específica de aquellos compañeros que vas a visitar para hablar con ellos durante unos minutos. Concentrar estas reuniones te permite: alejarte de las fuentes de interrupciones (móvil, email, fijo, Internet), romper con el espacio físico y estirar las piernas para mover los físico, cambiar totalmente la mentalidad al salir el espacio habitual de trabajo, ser el friki de la oficina que cuando va al baño primero pasa por todas las mesa (tu propio vejiga te obliga a acortar los encuentros.Agrupar las acciones te permite realizar las acciones de una forma masiva, sin complicaciones y sobretodo sin tener que cambiar la mente de una forma de trabajar a otra, lo único que haces es seguir en la misma vía para conseguir arrollar esas acciones. Aplicando el proceso por lotes, la lista de acciones decrece a un ritmo mayor del que pueda hacerlo si hiciésemos las tareas de forma separada.Date el lote de vez en cuando ;)

Publicado el 20091016