Perseguidos

Una de las tareas que más me molesta es la de perseguir a los compañeros. No hay nada más exasperante que tener que recordarles sus promesas, sus fechas de compromisos, sus acciones planificadas, su procrastinación al fin y al cabo. Creo que dedico demasiado esfuerzo a esta tarea y aunque tengo unas plantillas preparadas siempre me resulta vergonzoso tener que utilizarlas.El caso es común para todos, después de una reunión se crean diferentes hitos a cumplir, algunos caen en nuestro ámbito de responsabilidad y somos dueños y señores de esas acciones. Otros caen de forma invisible en compañeros, que a su tiempo realizan las tareas bajo la indiferencia de que no interaccionamos con ellos, finalmente nos encontramos con dos tipos de dependencias que desafortunadamente recaen en la capacidad productiva de esas terceras personas y que son necesarias para desarrollar nuestro trabajo.

Lo que más resuena en nuestros oídos a los largo del día: “te lo mando en un correo”, “te llamo y te lo digo”, “en cinco minutos lo tienes sobre tu mesa” son verdaderas coletillas proféticas, uno no las cree totalmente ciertas, pero da por hecho que algún día se cruzaran ante nosotros para enseñarnos la verdad. Lo peor, es que nuestra adicción por recopilar nos hace apuntar esa información e incorporarla en nuestro sistema, para luego descubrir con ¿asombro? Que esa llamada, esos cinco minutos, esos papeles sobre la mesa, se han perdido en el espacio tiempo.Una situación un tanto molesta, porque luego eres tú el que ejerciendo el papel de acusador te remites al compañero para indicarle su falta de atención, aun sabiendo que ya tiene la excusa preparada: “es que estoy muy liado”, “no he tenido tiempo” , “lo he olvidado”, llegando al extremo de “es que el perro se ha comido mis deberes”. Con tu mejor cara, sonríes y alargas el plazo de tiempo. Bienvenidos a Punxsutawney.

En el peor de los casos, tu trabajo depende de que otra persona o grupo termine su parte, para que puedan pasártelo y de esta forma continuar con el proceso (“nicemente” conocido como “WorkFlow”). Es como hacer una casa, como carpintero no puedes comenzar a realizar tu trabajo hasta que el equipo de albañilería y encofrado no hayan terminado su parte. Lo peor, es que si los equipos precedentes se retrasan, tu trabajo se ve forzado a ir recuperando parte del tiempo perdido y por lo tanto una vez que llegue a ti, la presión para que lo termines y lo pases al siguiente estadio es consecuencia de una incorrecta planificación inicial o una demora en el proceso.

Para evitar estos problemas y tener que perseguir a la gente, lo ideal es crear un sistema de seguimiento ante todas las acciones que lleguen a pasar por nuestro ámbito de responsabilidad. Siempre hay que estar preparado para todas las eventualidades, conocidas, que nos vamos a encontrar y poder preparar de una forma más sencilla nuestro trabajo, reuniendo todas las herramientas para hacerlo.En mi caso, yo tengo unas plantillas predeterminadas que a modo de correo electrónico o llamadas telefónicas me simplifiquen el proceso. Proactividad ante todo, porque al final es nuestro trabajo el que se va a resentir. Aunque me duela, aunque me da vergüenza llamar la atención de un trabajo que no se está realizando, hay que hacerlo y afrontarlo con todas sus consecuencias. Unas sencillas plantillas de correo, dónde solo haya que cambiar cuatro datos y darle al botón de enviar, garantizan un refresco de la información y un retorno del estado de la situación, programadas en espaciados tiempos no asfixiantes.

Por eso, creo que el trabajo de recopilación es esencial, mucho más que incluso el de hacer y disponer de toda la información te da la garantía suficiente para realizar tu trabajo con mayor comodidad. Esto significa que hay que establecer las alarmas necesarias para interrumpir a esos grupos de personas que de forma sistemática minan tu productividad.

Tú tienes tu trabajo diario, tus acciones, pero los demás influyen sobre ti, por ello, debes asegurarte de que realizan también su trabajo, porque sabes perfectamente que ellos no lo van hacer. Duele y cansa.

Publicado el 20100104

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