Gestión de las Interrupciones
En el trabajo diario son pocas las veces de las cuales disponemos del suficiente tiempo como para estar completamente concentrados en "la zona". Siempre hay algo que nos obliga a salir brusca e inesperadamente de nuestra concentración para devolvernos a la realidad, a veces de forma excusable a veces para incordiarnos, por eso cuando trabajos debemos aprender y enseñar que nuestro tiempo nos pertenece y que cuando alguien entra en nuestra zona debe hacerlo bajo nuestras normas, sin que con su sola presencia ya sea suficiente como para reclamar nuestra atención.
Lo primero es eliminar completamente todas las distracciones, eso significa cerrar la mensajería instantánea, el correo electrónico, la televisión encendida, la radio, etc. Nada puedo atraer nuestra atención para no darle una excusa a nuestro subconsciente para distraerse e interrumpirnos.
Además de lo anterior, hay que localizar los dispositivos de contacto con el exterior, los dos principales son el teléfono fijo y el móvil. Del Fijo se puede estirar del cable mientras que del móvil se puede dejar en silencio, sin vibración y boca abajo. Boca abajo para no ver la pantalla cuando se ilumina ante una llamada.
Una vez que hemos limitado lo tecnológico pasamos a la parte humana. Muchos trabajamos en equipos con otras personas y por lo tanto existe una relación que no podemos evitar, eso significa que cuando uno está en su lugar ve como alguien se levanta de su sitio, se acerca hacia nuestra posición y con la típica coletilla nos increpa: "tienes un minuto". En el peor de los caso, escuchamos un grito en mitad de la oficina conteniendo nuestro nombre. Llegados a este punto podemos actuar de diferentes formas.
- Perdemos la concentración completamente y estamos a merced del tiempo que nuestro interlocutor quiera disponer de nosotros.
- Intentamos dominar la situación y realizamos un esfuerzo para no sentirnos mala persona al rechazar a nuestro compañero.
Como en cualquier test cosmopolitan, si has escogido la 1) has perdido. Si has escogido la respuesta 2, te encontraras en el dilema moral de cómo afrontar la situación sin que la relación se resienta. Por ello hay que indicarle a nuestro interlocutor que no podemos destinar tiempo a su presencia, por muy urgente que sea para él o para el proyecto, por que en definitiva nos está robando nuestro tiempo.
Por ello, la forma más cortes es decirle de forma tranquila y razonable que ahora no puedes dedicarle el tiempo que se merece, no obstante te apuntas que en el próximo break vas a contactar con ella para poder hablar del tema que necesita. Para asegurar la confianza lo que se puedes hacer es mediante una hoja adhesiva (post-it), apuntar su nombre, enseñárselo y pegarlo en el monitor. De esta forma siempre sabrá que lo tienes presente. Eso si, cuando se haya marchado, cogeremos el pos-it y lo echaremos a nuestra bandeja como todas las demás cosas que tenemos.
Hay personas que no se dan por aludidas realizando estos pasos, porque creen que la información que deben darte es vital y tan urgente que debe ser ejecutada al instante. Para esos casos, lo primero que hay que hacer es apuntar lo próximo que debemos hacer estando en nuestra zona, para no perder el hilo. Después atender a la persona, pero sólo escuchándola, no ofreciendo ninguna respuesta. Una vez que haya terminado, será rápido por que esperará nuestra cooperación en la conversación, le indicaremos que tenemos que pensarlo/analizarlo y que en breve le das una respuesta y repetimos el paripé de utilizar una hoja adhesiva, engancharla y dejarla en la bandeja.
Espero que estos pequeños trucos te puedan servir de utilidad.
Publicado el 20090206
Categorías: GTD Productividad