Fecha de caducidad

Uno de los beneficios del GTD es la recopilación masiva que se realiza a todos los niveles. Llega un momento que nuestra bandeja de entrada luce sabrosa desbordando por todo su perímetro y con valor afrontamos el procesamiento ¿Qué es? ¿Requiere alguna acción? ¿Es un proyecto oculto? ¿Va para la agenda? ¿Soy la persona más adecuada? Paaaapeeeeleeeeraaaa y como no, nuestro archivo de referencia/final.
Almacenamos todo aquello que nos es (in)útil para nuestros proyectos, incluso aquello que sin ser útil nos transmite emociones, además de la coletilla del “Por si/Y si me hace falta” Es normal acabar desbordados en algún momento y requerimos otro centro de almacenamiento, ya sea en formato de terabytes o mueble anexo ERIK de conocida marca de muebles sueca.
¿Cuántas facturas somos capaces de almacenar? ¿Cuánta ropa de nuestros buenos años tenemos en el armario para cuando bajemos esas dos o cuatro tallas? ¿Cuántos bakcups necesitamos en la estantería para sentirnos seguros? Somos buenos en el procesamiento, no hay nada como ver nuestro archivo y estamos contentos con ello, pero ¿Que parte de ese archivo tiene vida?
El otro día repasaba mi colección de backups y por nostalgia encontraba grabaciones de programas de hace cinco años, de esos que me descargué y los guardé para un uso posterior, una sonrisa cruzó mi rostro recordando y la nostalgia dominó mi pensamiento, eran tiempos de acné. ¿Cuántas veces he vuelto a utilizar ese programa? Ninguna. ¿Continúa siendo necesario su almacenamiento? No y no hay “Pos si/Y si…” que valga. Así comencé a escarbar primero en el mundo digital (es mucho más sencillo de procesar ya que requiere menos esfuerzo físico) y encontré todas esas joyas del pasado que ahora son decadentes utilidades sin sentido.
Inútiles CD/DVDs de respaldo que cumplieron su función hace tiempo para alivianar mi miedo, pero que ahora ya no tienen ni vida ni futuro. La solución más obvia: la papelera/reciclado. Aquí es cuando los minimalistas sonríen de oreja a oreja. El mundo físico es lo mismo, libros, papeles, juegos, electrodomésticos, cachivaches varios que se amontonan en armarios, estanterías y altillos esperando disfrutar de una segunda vida (¡algunos incluso de una primera!).
Recopilamos, pero fallamos cerrando el armario a presión para que todo quepa, con la nota enganchada de “Abrir bajo riesgo de morir por avalancha”. Por ello, desde hace tiempo todos mis objetos tienen su propia muerte, una fecha de caducidad anunciada e inscrita que los acompaña. Todo lo que entra en mi archivo tiene una fecha de caducidad, una amortización dirían los financieros, en la cual el objeto deja de ser útil y debe retirarse, por muy sentimental que me ponga.
¿Cuál es la vida útil de esta factura? ¿Este pantalón del fondo del armario que caducidad tiene? ¿Esa maleta vacía del altillo va a volver a viajar conmigo con esa rueda que le falta? ¿Mi primer móvil en su caja de hace diez años volveré a encenderlo?
Preguntas absurdas, todo lo que entra debe salir algún día y ese día debemos ponerlo de antemano y ser consciente que de forma periódica hemos de revisar ese almacenamiento para consultar su vencimiento y ser lo suficientemente maduros como para no dejarnos vencer por los sentimientos, con la papelera como destino final. Dos hábitos nuevos: decidir la vida de cada objeto del archivo y uno periódico que repasar el archivo desechando sin pensar todo lo que esté muerte.

Publicado el 20111112