Due Today, ampliación

Hoy Jeroen Sangers ha publicado un artículo sobre una de las herramientas que utilizo y me ha servido, para desarrollar mi sistema GTD: Due Today. Con este artículo pretendo llegar un poco más al detalle de esta herramienta de productividad personal, para que podáis tener un ejemplo de lo que es capaz de hacer y porque he decidido que hasta la fecha, es mi herramienta de GTD.
Si algo tenía claro cuando buscaba una herramienta de GTD, es que cumpliese con los principios básicos de la filosofía del método. No buscaba herramientas complicadas, ni tener que esforzarme en aprender nuevas funcionalidades, ni mucho menos intentar transformar la herramienta en lo que no es. Por eso, después de pasar por muchos gestores de tareas, con sus defectos y con sus ventajas, Due Today es la que más se acerca a mis necesidades.
⚠ Recopilar.⚠ En la calle, en el trabajo, en casa, en una reunión, Due Today incorpora una bandeja de entrada donde todo lo que vayamos recopilando, acabará ahí metido. De esta forma cualquier idea no escapa y rápidamente es vaciada en nuestro sistema. Gracias a su widgets, podemos tenerlo en el escritorio y con una simple pulsación ya nos aparece la pantalla para crear la cosa. La desventaja es que no incluye ni notas de voz, ni fotografías.
⚠ Procesar.⚠ La forma de procesamiento es sencilla, igual que en el mundo físico, procesamos la bandeja de entrada accediendo a cada una de las tareas y en ese momento decidimos que es lo que podemos hacer con ella, aquí tenemos la ventaja de que la cosa es fácilmente asignable a un proyecto y contexto, así como el resto de detalles.
⚠ Organizar.⚠ Este es un paso que ya realizamos dentro de la zona de procesamiento, todos los detalles están expuestos y su organización consiste en rellenar cada uno de los campos. Apenas ofrece misterio.
⚠ Hacer⚠ Saber que es lo que tenemos que hacer en cada contexto está perfectamente ubicado dentro de Due Today, posee varias vistas que nos darán la información directa de que tenemos que hacer hoy, la próxima semana, para algún proyecto determinado e incluso verlo por contextos, donde radica la potencia de GTD.
⚠ Revisión Semanal⚠ No existe un apartado de revisión semanal, esta es una de las desventajas, pero con el tiempo y la propia experiencia me he dado cuenta que es innecesario, pues al tener que revisar proyecto por proyecto, lista por lista, la propia herramienta se convierte en el sistema de revisión semanal.
⚠ Tareas⚠ Una tarea o acción de GTD, está compuesta por los campos básicos: descripción, proyecto y contexto. Además, tiene otros complementos para aquellos que deseen tener más nivel de detalle (prioridades, estado, fecha de inicio, fecha de finalización, favorita, nota, recordatorio, persona asignada, flotante). Muchos de estos campos son innecesarios para un sistema de GTD básico, porque en su finalidad una acción es algo que hemos de realizar. Mi consejo es eliminar por configuración esos campos que no vayamos a utilizar y que pueden crearnos confusiones y pérdidas de tiempo.
De entre sus estados, hay que destacar que tiene los básicos: “A la espera”, “Algún día/Quizá”, “Delegado” y un montón más que desaconsejo utilizar, pues aunque nos puedan parecer útiles a la larga acaba por confundirnos y no sabemos si una tarea debe ser activa o planificada o si es una siguiente acción, la experiencia me indica que en cada momento escogemos cosas diferentes para indicar lo mismo.
En mi caso, las acciones tienen un rango de vida dentro de mi sistema. Por ejemplo, llevar los libros al colegio es algo que debo hacer en @casa pero sólo de lunes a viernes y a partir de la segunda semana de Marzo. Esta es una clara acción que hay que apuntar al calendario, pero tenerla ahí desvirtuaría la agenda. Gracias a la fecha de creación y vencimiento, esta sólo aparecerá en el momento en el cual debe aparecer, dejando el resto de días libres. Si a esto le juntamos un sistema de recordatorios que nos permite programar una alarma para el lunes a las 0800h antes de salir de casa, nos aseguramos y nos forzaremos a que el sistema trabaje por nosotros.
Además, las acciones puede ser repetitivas y por ejemplo, crear un acción para todos los martes o para la unidad de tiempo que necesitemos (una desventaja es que no cuenta con un sistema de selección de días o selección por referencia, por ejemplo todos los martes y miércoles o el segundo martes de cada mes). La repetición puede incluso hacerse tanto si la acción se ha completado o si no se ha completado, de esta forma tendremos tareas forzosas o tareas atrasadas.
⚠ Proyectos.⚠ Son de lo más sencillo, incluye una descripción, un estado, un proyecto padre y un indicativo de si debe aparecer en la pantalla principal. De nuevo volvemos al mismo principio básico, con lo que utilizar más complementos de los necesarios llega a complicar la herramienta. Pocas veces he llegado a tener subproyectos dentro de proyectos, pues soy de los que cree que un proyecto es único, ya sea padre o hijo.
⚠ Contextos.⚠ Esta es la fuerza de GTD, allí donde estemos hemos de ser productivos, en este caso dentro de Due Today esto es un mero campo que identifica la descripción del contexto: casa, oficina, universidad, transito y yo he añadido “Algún Día/Quizá” (aclaración: aunque existe un estado de tarea que ya es “Algún día/quizá” prefiero agruparlas en formato de contextos, porque le asigno como contexto comodín para revisar siempre que me hayo en cualquier otro contexto).
⚠ Widget.⚠ Cuenta con dos widgets principales, uno de acción directa, donde al pulsar se nos abre directamente una nueva acción para su creación, además un widget interactivo donde nos muestra una lista de las acciones totalmente configurable, de un vistazo en nuestro escritorio tenemos todas las acciones a realizar.
⚠ Sincronización.⚠ Due Today cuenta con una integración con Toodledo, no sé si es la sincronización perfecta, pero es una forma de tener un frontend más asequible cuando se quiere trabajar en una pantalla más grande. La funcionalidad que le doy a Toodledo es la básica, por la sencilla razón de que no quiero trabajar con varias herramientas de productividad, así que sirve para crear tareas y mantenimiento masivo. Seguro que Toodledo es una herramienta muy potente y se le puede extraer mucho más, pero hay que centrarse en un sistema porque sino, nunca tendremos un sistema.
⚠ Configuración.⚠ La configuración de Due Today permite desde cambiar la pantalla principal a definir una nueva, modificar los campos que aparecerán dentro de las tareas, proponer valores por defectos, cambiar las listas. Todos los aspectos de nuestras necesidades con la herramienta quedan cubiertos a la perfección. Así que sin ser extremadamente complicado, podemos adaptar el entorno visual a lo que deseamos ver sin que con ello nos cueste.
⚠ Datos Técnicos.⚠ Web: http://www.lakeridgesoftware.com/products/android/DueToday/Twitter: @wisbarMarket: versión Lite, versión pagoEsta es mi herramienta de productividad, es con la que más a gusto me siento (hasta la fecha). Ha sabido cubrir mis necesidades sin saltarse el espíritu GTD, es una herramienta que recomiendo y que merece la pena probar.

Publicado el 20111212