Notas de reunión

Últimamente me estoy fijando en las notas que están tomando los demás integrantes de las reuniones a las cuales asisto. Resulta curioso como todo el mundo lleva papel y algo con que escribir y verlos tomar notas y apuntes es toda una delicia en el proceso de la reunión. Hay temas cruciales dónde aparece un silencio sepulcral en la sala y todo el mundo está cabizbajo tomando apuntes de lo que otro ha dicho, parece bastante importante como para apuntarlo, así que mímicamente todos toman nota.A veces una reunión de apenas quince minutos puede dar para varios folios, es como si un cuento corto apareciese por arte de magia y el que apunta se dedica a dar vida a los personajes en su imaginación, mientras transcribe cada una de las palabras, adornándolas con cada una de las letras, utilizando para ello incluso diferentes colores para marcar la entonación.Todos somos consciente de que hemos de entrar a todas las reunión con algo con que anotar. No sólo por él hecho de capturar las ideas de los demás, si no por que también es necesario capturar nuestras propias ideas que fluyen en momentos de absentismo, dónde pensamos en medio de la crisis que hemos de comprar masilla para arreglar la grieta que ha aparecido en el baño, los pensamientos propios nunca dejan de sorprendernos.Cuando la reunión termina, todos salen satisfechos por haber tomado buena cuenta de ella, presumiendo de las notas que han tomado en su libreta y de que ahí se quedarán para siempre, sin pasar a convertirse en acciones reales. Por que esas libretas que se utilizan para tomar notas en las reuniones, rara vez tienden a ponerse a dieta y muchos presumen de su gordura con anotaciones y folios, propios de un desorden interno y de una falta de dirección.Las libretas son muy bonitas y puede que nos sirvan para capturar y garabatear, pero si luego no procesamos y organizamos la información, quedará atrapada en los cuadros preimpresos de las hojas, olvidados hasta el repasado de la siguiente reunión. Dónde nos dignaremos a releer lo anterior y viendo como hemos incumplido para de lo que nos comprometidos.El personal no está preparado para procesar la información y sólo copia mecánicamente lo que dictan y puede parecer importante, como cuando éramos jóvenes (aquí seguro que escucharé alguna que otra risita) dónde copiábamos y copiábamos sin parar, para después hincar los codos y aprendernos de memoria lo que releíamos.Un buen hábito es deshacerse de esa libreta o en su defecto practicarle una dieta y una vez terminada la reunión, arrancar las hojas de ella o por mimos, pasar las anotaciones a hojas sueltas que iremos lanzando a nuestra bandeja de entrada. Esa es la única forma fiable de que habremos participado en la reunión.Huye de aquel compañero que muestra una libreta con signos de una reunión anterior, por que en ese momento sabrás que debes anotar no sólo tus compromisos, sino que deberás crear nuevas tareas, para perseguir sus compromisos que del cierto sabes que se van a dilatar en el tiempo.

Publicado el 20090603