Las Actas

Durante la jornada laboral nos reunimos infinidad de veces, ya sea de forma positiva y productiva o esas interminables reuniones donde no hemos conseguido sacar nada en claro. Si queremos que la reunión nos sea útil, al final de la misma realizaremos un pequeño resumen de lo hablado y de los compromisos que han salido, ya sean nuestro o de los interlocutores, de esta forma obtendremos las siguientes tareas a realizar en los proyectos.Una vez acabada la reunión hemos de tener cuidado en procesar toda esa información para que quede anotada en nuestro sistema GTD, no como tareas propias, sino también como un fiel reflejo de todos los temas tratados en la misma y las posibles soluciones o próximas acciones a realizar, así como las personas que se han comprometido a realizar dichas tareas. Con esa información confeccionaremos un mini documento que remitiremos a cada uno de los participantes para compartir la misma memoria del tiempo trabajado juntos.Ese documento, denominado acta, no debe exceder más de una cara de un folio y sólo debe contener las ideas principales debatidas, las soluciones encontradas y las próximas acciones con nombre y apellido de quien la realizará y también si hemos pactado una fecha. En ese documento escribiremos la fecha en la cual tuvo lugar el evento, el lugar donde se convocó y las personas que asistieron a la misma, así como una forma de contactar con ellas (esto es importante para aquellas reuniones que se realizan con clientes, proveedores o integrantes de otros equipos). Esta información evocará al lector los recuerdos necesarios para traer imágenes a su mente de la reunión.Esta acta debe ser enviada a todos los integrantes de la reunión, como un ejercicio de responsabilidad que permitirá recordad los compromisos adquiridos en ella y convirtiendo las reuniones en una herramientas más útil de lo que verdaderamente la mayoría de las reuniones son. Una vez que todos han recibido el acta, el compromiso de las próximas acciones queda reflejado por escrito y en posesión de todos.Realizar un acta es un buen ejercicio, no solo para perseguir las tareas que deben realizar otras personas o para reflejar las fechas vitales establecidas, también nos sirve como excusa para iniciar un nuevo canal de comunicación con personas que no teníamos contacto y que profesionalmente nos pueden ayudar en un futuro ya sea en este o en otro proyecto.Una vez confeccionada y enviada, el acta irá directa a nuestro archivo, ya sea privado para nuestro propio uso interno, como un archivo público el cual puede servir para el conocimiento del resto del equipo o nuestros mandos superiores.Realizar un acta aclara ideas, enfoca proyectos y crea lazos de compromisos que luego deben cumplirse.
Publicado el 20090324