GTD: Paso cuatro, Organizar

Si estás leyendo estas líneas, significa que debes tener un montón de papeles sobre la mesa esperando realizar las acciones pertinentes. Después de dejar la casa y la oficina limpias con la recopilación de las cosas. Después de tirar cientos de cosas a la papelera por culpa de nuestra propia dejadez, ahora ha llegado el momento de organizarlo todo, aunque si eres de esos afortunados que apenas tiene una pocas acciones para organizar, lo sencillo sería meterlo todo en una única lista.Pero como eres como la mayoría y tienes muchas de acciones sobre la mesa lo idea es que comiences a definir los contextos más adecuados para cada una de ella. Un contexto no es más que una etiqueta de ubicación dónde la acción debe pertenecer, el contexto define el ámbito de trabajo de la acción, allí dónde es más prudente y seguro su realización.De esta forma no realizaremos las tareas por un orden secuencial, ni por un orden de prioridades, bastará con mirar el contexto para saber cuales son las acciones más adecuadas para realizar en ese momento, dependiendo de otras variables la realizaremos o no. A groso modo podemos ubicar dos contextos básicos: ⚠ _oficina⚠  y⚠  _casa⚠ .No obstante, en el momento de ubicar ciertas tareas vamos a expandir un poco más nuestros contextos, por ejemplo, si vamos a comprar leche, debemos crear un contexto que sea compras. David incluso va más allá y define los contextos de “compras locales” y “compras”, en la primera ubicará las acciones más habituales que realiza cerca de su ámbito de movimiento, mientras que en la segundo pondrá aquellas compras que puede realizar en cualquier momento, por ejemplo en el transcurso de un viaje. De esta forma añadiremos un nuevo contexto ya sea _compras o ⚠ _en_transito⚠ .Si hemos procesado todos los elementos, descubriremos algún que su única acción consiste en leerlos, ya sea informes técnicos o libros personales, tener una buena lista de lo que hay que leer es esencial para no perder documentación y aprovechar los espacios vacios de tiempo, añade otro contexto más: ⚠ _leer⚠ .Las citas no sólo deben apuntarse en la agenda, si no que muchas veces requiere tareas siguientes, cuando tienes una reunión es muy probables que necesites cierto material o cuando hables con cierta persona, tal vez tengas que recordarle información, para ello puedes crear diferentes tipos de contextos fijo o de forma dinámica, por ello puedes tener alguna carpeta que sea generalista: ⚠ _citas⚠  y otras que sean determinadas:⚠  _cita_pedro, _cita_lourdes⚠ , etc.Otro contexto bastante interesante es el de ⚠ _llamadas⚠ , siempre que tengas un teléfono a mano consulta esta lista para ver todas las llamadas que debes realizar, de esta forma ganaras en productividad, independientemente si las llamadas son el mundo profesional o laboral.No te limites a crear los contextos, pero se específico en su creación y ubicación. Con esto, cuando acabes de realizar la organización dispondrás de unas pocas capertas con las acciones siguiente en su interior, cada una con su contexto adecuado. Felicidades, ya estas organizado.No me voy a extender mucho en este post, el objetivo no es explicar al detalle el proceso de organización, pero si centrar las ideas principales y proporcionaros unos enlaces a compañeros que si han dedicado esfuerzo, energía y razonamiento al proceso, plasmándolo es unos post de obligada lectura. Te los recomiendo todos.
--->GTDFácil: las 4 claves de “Organizar” - ThinkWasabi GTD: Organizar es Definir el Plan - Optima Infinito GTD: cómo organizo mis acciones - Dutudú Los contextos - Dutudú Organizar las listas de tareas o próximas acciones - Dutudú Organizar, tercera fase del GTD - gedpro

Publicado el 20090819