El efecto rebote

Desde hace unos días vengo imponiendo entre mis compañeros la creación de un nuevo hábito. De una forma sutil estoy intentando transformar su comunicación conmigo para que entiendan la implicación que existe cuando se delegan las tareas, las formas y las maneras de hacerlo, así como la responsabilidad que conlleva. Cuando uno es practicante de GTD, adquiere unos hábitos que con el tiempo se transforman en algo sencillamente natural, con lo cual muchas de las tareas que antes dábamos por imposibles somos capaces de realizarlas de forma casi imperceptible para nosotros, mientras que en ojos ajenos se crea un halo maravilloso en la nueva fuente de confianza que las personas están descubriendo en nosotros.El problema, es que no podemos imponer esta forma de hacer las cosas a los demás, es como intentar explicarle a la piedra que no se ponga en medio cuando alguien quiere tropezar con ella por segunda vez. Por ello y dada la mala experiencia de transmitir de forma no organizada los conocimientos GTD (charla de máquina de café en vez de curso) prefiero implantar pequeñas semillas de maldad, que me ayuden a cambiar el entorno.Como adictos que somos, incluimos en nuestro sistema todas aquellas acciones que nos llegan y de las cuales hemos de realizarlas, de esta forma pasan a engordar nuestra bandeja, nuestras listas y nuestra revisión semanal. No hay opción para el error ni para el olvido, todo está malditamente bien organizado para que nuestro mente se aleje de ese pensamiento y nuestro sistema sea el ejecutor de la productividad o al menos en su versión pasiva.Por ello, para minimizar esas listas, para tener menos objetos que analizar, para que nuestras revisiones sean un poco más pequeñas y sobretodo, para quien nos delega las acciones y lo proyectos forme parte de esa responsabilidad, estoy utilizando un método sencillo que es el resultado de rebotar el problema hacia la persona que me lo plantea, sin perder parte de la responsabilidad. Resulta muy sencillo y en los casos que lo estoy aplicando me ha sorprendido el buen resultado que está teniendo.La situación transcurre como las líneas que siguen: una persona se dirige hacia nosotros por algunos de los canales abiertos de interrupción. Durante un breve periodo de tiempo, somos receptores y partícipes de esa nueva incidencia y si tenemos cintura y profesionalidad sabremos aceptarla o denegarla por las razones que tenemos ante nosotros. En el caso de aceptarla, podemos intentar rebotar la acción.Si la aceptamos incondicionalmente, esa nueva tarea pasaría a nuestro inbox para iniciar el proceso y no habría ningún problema, nuestro sistema es totalmente capaz de soportar y absorber el nuevo reto que se nos plantea. Si jugamos la carta del rebote, podemos afirmar que aceptamos igualmente el reto, pero en este momento estamos demasiado ocupados para afrontarlo y por lo tanto, le invitamos a nuestro interlocutor a que nos recuerde la tarea en el plazo de xxxx (poner aquí la unidad de tiempo deseada, dependiendo del deseo de ejecutar o no la tarea).Con esto, indicamos a nuestro interlocutor un ánimo de involucrarnos en sus responsabilidades y querer colaborar, pero delegamos en él la responsabilidad para que en el plazo de tiempo acordado nos vuelva a plantear el mismo problema para esta vez resolverlo. Nuestro interlocutor se despide no sabiendo si ha delegado o no la tarea, pero con la impresión de que le hemos correspondido.A partir de este momento la responsabilidad no recae sobre nosotros, si no sobre el interlocutor, que en el plazo de tiempo debe volver interrumpirnos con la tarea y esta vez, para cumplir con nuestra propia integridad, si que hemos de incorporarla en nuestro sistema.Aunque parece una tontería, esto crea varias salidas a la tarea, a destacar: es posible que la tarea venza en el tiempo y por lo tanto nuestro interlocutor decida pasársela a otro compañero que si acceda a realizar, con lo cual no nos hemos de sentir mal por ello, ya que nosotros no hemos rechazado la tarea, otra de las posibilidades es que el interlocutor decida hacer por si mismo la tarea que quiere delegar y con ello está asumiendo su parte de responsabilidad en el asunto. En el mejor de los casos, la tarea se perderá en el olvido, por que el interlocutor será incapaz de apuntarla o recordarla en el momento de la fecha acordada.Recordad el detalle de que todo tiene que ser un acuerdo verbal, nada tiene que quedar por escrito, aunque al principio yo lo anotaba en mi sistema sin que el interlocutor lo viese (aquí asumía mi parte de responsabilidad) delegaba en el la acción de que lo mantuviera en un sistema de incubación o de agendado, para que en su próxima revisión fuese capaz de ejecutarlo. En el caso de que sea un correo electrónico, nada tan sencillo como indicar que se ha borrado el correo original y que te lo vuelva a enviar en el periodo de (las unidades de tiempo acordadas). La razón es bien sencilla, si existe algo por escrito, nuestra adicción por meterlo en nuestro sistema saltará a DEFCON 4 y por lo tanto no es que nos estemos protegiendo en un yo_dije_tu_no_dijiste si no que es una defensa contra nosotros mismos.Los resultados a fecha de hoy (y que me han sorprendido): dos tareas olvidadas en el limbo, tres recordadas y entradas en mi sistema y finalmente una realizada por otra persona. Hablan por si solos.

Publicado el 20091112