Como proceso el correo

Mucho se ha escrito de cómo procesar el correo electrónico, como limpiar la bandeja de entrada, dejándola vacía de cien a cero en menos de dos minutos, nos dicen. Existen muchas técnicas, trucos, métodos para limpiar esa bandeja de entrada y muchos consiguen hacerlo de una forma sencilla, a otros por su forma de trabajar les cuesta mucho más aplicar estos procesos. Yo soy uno de ellos.Si algo tenemos claro es que el correo electrónico es una fuente de interrupción y junto al teléfono es el medio de comunicación más utilizado a día de hoy. La diferencia radica en que los correos dejan constancia de lo escrito y por lo tanto puede utilizarse como material de referencia o arma arrojadiza. Al no ocupar espacio, podemos almacenarlo por eones sin miedo de perder la información. Así, el correo electrónico al no ofrecer ningún coste adicional está tomando terreno en nuestro trabajo y en nuestra propia vida.Para mí, el correo es una herramienta de trabajo fundamental y en ella me llegan muchas de las acciones de debo realizar. No sólo es una herramienta de trabajo, si no que forma simbiosis con él. El día que cae el servidor de correo, uno se siente inútilmente liberado, pero temeroso por lo que pueda estar al caer. Bromas aparte, el correo electrónico es fundamental para mí.Aun dándole la importancia máxima como le otorgo, tengo claro una cosa muy importante que es la que me libera del estrés: el correo es una interrupción y como tal debo tratarla. Es decir, puedo comprobar el correo cada dos minutos si es necesario, pero en el momento que estoy realizando una acción, que estoy en la zona, el correo no existe. Si somos capaces de aceptar que nuestro trabajo, incluso nuestra propia supervivencia (dramatizando un poco) depende del correo que está esperando en la bandeja de entrada y tenemos la suficiente resistencia o poder para decidir quedarnos con la acción que estamos haciendo en vez sucumbir ante la alerta de su llegada, es cuando somos consciente que tenemos el poder de saber quién y cuándo nos puede interrumpir.Un ejemplo muy sencillo. Junto con mis herramientas profesionales de comunicación, me han facilitado un chat corporativo, un correo electrónico, un teléfono fijo, un móvil y la puerta siempre abierta para que me pregunten. De esas herramientas he eliminado dos muy fáciles: el teléfono fijo y el chat corporativo, ya puede estar sonando el fijo que no lo cojo. Simplemente no atiendo a esas interrupciones. Así que sólo limito las interrupciones a tres canales, que puedo dominar con facilidad y decidir si me dejo interrumpir o sigo con mi tarea.Teniendo claro que el correo es una interrupción, su gestión entra directamente con el sentido común. Aplicando las leyes básicas de si poder atenderlo o no, dependiendo de si se está realizando una acción o no. En el caso de que no esté realizando ninguna acción y tengo un correo electrónico (ROTFL) esperando, continuo aplicando unas normas sencillas: no todos los correos deben ser leído y/o contestados.Lo primero, existe un orden para procesar los correos. Esto es una bandeja de entrada, el primero que llega será procesado, el último deberá esperar, no nos hemos de engañar por los flags de importancia que pone la gente, los temas amenazantes del estilo: “Contesta rápido o el mundo se destruirá” su importancia, su urgencia no es la mía y esa afirmación es un acto de sincera liberación.Una vez delante del primero correo, lo primero que hay que hacer es dedicarle tiempo a leerlo, para poder saber si hemos de realizar algún tipo de acción al respecto o simplemente eliminarlo. Todos aquellos correos pirámide, powerpoints, con chistes, son eliminados y muchas veces contestados a su remitente para que la próxima vez no me los mande. Esto genera una especie de burbuja, si ya pensaban que eras raro ahora eres raro-odioso.Los siguientes mensajes que elimino son aquellos de confirmación, gracias o puros informativos y por esa misma regla no los contesto. Hay quien se desespera por eso y quiere una confirmación a su gracias. No voy a perder el tiempo. Cuando yo soy el que tengo que agradecer o información, no escrito un correo, si no que lo transformo todo en un asunto para que su lectura será mucho más rápida y directa. Sí, hay que dar las gracias.Los correos de proyecto siempre acaban almacenándose en un repositorio, sin orden, ahí están todos. Si llevan algún anexo, lo meto en el directorio de la carpeta del proyecto, apuntándome una nota indicando que es material para revisar y en ese momento, lo proceso y lo organizo, para que entre en mi sistema. Su importancia, no es la mia.Si no cumple ninguna de estas afirmaciones, el correo es simplemente borrado. Obviamente existen dos filtros en este sistemas de suma importancia, aquellos correos que vengan de dos personas muy especificas, se saltaran todas las barreras. Sólo dos personas tienen esa bendición y ninguna de las dos forma parte de mi jerarquía superior.Sólo contesto aquellos mensajes en los que pueda aportar algo, aquellos en los que tenga que tomar una decisión, aquellos en los que tenga que realizar un trabajo. El resto, borrados o al archivo. Cuando contesto un mensaje, lo expongo todo, ya sea pasándome quince minutos escribiendo, para que las cosas queden completamente claras y sobretodo, aportando no sólo la solución que me piden, si no de extras para garantizar que el receptor tendrá toda la información. Ese es mi trabajo y lo llevo al extremo para sentirme satisfecho.El correo de electrónico es fundamental para mi trabajo y con sencillas y delimitadas reglas convierto su estresante visión en una herramienta manejable. No me dejo intimidar ni colapsar. Si dejamos que nos posea, nos transformará en un completo descontrol y dependencia y al fin y al cabo, es una herramienta.
Publicado el 20100225